¾«¶«´«Ã½

Archifau a Chasgliadau Arbennig

Polisi Gwirfoddoli 

Cynnwys

1. Gweledigaeth a Chenhadaeth

2. Cyflwyniad

3. Amcanion y polisi

4. Egwyddorion Ymarfer Da
5. Recriwtio a Dewis
6. Tasgau gwirfoddolwyr
7. Hyfforddi a Datblygu
8. Iechyd a Diogelwch
9. Treuliau
10. Yswiriant
11. Cyswllt
    
    

Rheoli Dogfennau

Dyddiad adolygu : Ionawr 2029

1. Gwelediaeth a Chenhadaeth

Gwelediaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw cael eu cydnabod fel un o’r archifau profysgol gorau yng Nghymru, trwy gefnogi ymchwil, addysgu a dysgu, cymeryd rhan mewn mentrau cydweithredol a darparu amgylchedd gynhwysol ar gyfer ymchwilwyr.

Cenhadaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw casglu, gofalu a darparu mynediad I'r casgliadau unigryw sydd gan y Brifysgol.

Nod yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw gwneud cyfraniad allweddol tuag at wella rhagoriaeth ymchwil, profiadau dysgu, profiad myfyrwyr ac amgylchedd dwyieithog – y pedair colofn strategol sy’n sail i strategaeth y Brifysgol.

2. Cyflwyniad
    

Mae gwirfoddolwr yn berson sydd yn ymgymryd â gwaith gwirfoddol ar ran yr Archifau a Chasgliadau Arbennig drwy ddewis, nid oes ganddynt gytundeb cyflogaeth na hawl i gydnabyddiaeth ariannol.

Mae’r Archifau a Chasgliadau Arbennig wedi elwa’n fawr o waith gwirfoddolwyr ac unigolion ar brofiad gwaith yn y gorffennol and yn awyddus iawn i barhau gyda’r lefel bresennol o gefnogaeth ganddynt. Mae gwirfoddolwyr yn adnodd gwerthfawr iawn sy’n cyd-fynd ac ychwanegu at y gwaith y mae’r staff yn ei gyflawni. Mae’r Archifau a’r Casgliadau Arbennig yn dymuno cefnogi ac annog gwirfoddolwyr ac i feithrin awyrgylch sy’n llesol i bawb, gyda’r partïon oll yn elwa o’r berthynas. Rydym hefyd yn gobeithio y bydd gwirfoddoli gyda’r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn brofiad buddiol a phleserus.

Mae’r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn swyddfa fach ac yn gweithio o dan bwysau sylweddol oherwydd y prinder lle yn y lleoliad presennol. Nid oes gennym ardal arbennig ar gyfer gwirfoddolwyr sy’n golygu fod rhaid i wirfoddolwyr, staff a defnyddwyr ddefnyddio’r un gofod. Gall gwirfoddolwyr gyflwyno her sylweddol hefyd i’r tîm Archifau a Chasgliadau Arbennig o safbwynt yr amser sydd ei angen i’w rheoli a’u harolygu. O ganlyniad, mae’n rhaid ystyried yn ofalus faint o wirfoddolwyr y gallem dderbyn yn ystod cyfnod o amser. Mae angen trafod y termau penodol fel bod y gwirfoddolwr a’r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn glir ynglŷn ag amser, hyd a chynnwys y cyfnod gwirfoddoli.
 

3. Amcanion y polisi 
    

Bydd cyflwyno cyfleoedd i weithio’n wirfoddol i fyfyrwyr PB ac aelodau o’r gymuned yn yr Archifau a’r Casgliadau Arbennig yn cynorthwyo Prifysgol ¾«¶«´«Ã½ i gyrraedd rhai o’i phrif amcanion strategaethol, fel a welir yn Strategaeth 2030 PB, sef i ddarparu

• profiad myfyrwyr rhagorol drwy barhau i gefnogi gweithgareddau gwirfoddoli myfyrwyr i hyrwyddo ymgysylltiad rhwng myfyrwyr a'r gymuned gan gyfrannu at Gymru o gymunedau clynol

• amgylchedd Cymraeg a dwyieithog ffyniannus drwy gryfhau ein perthynas â chymunedau ledled gogledd Cymru

Ein prif amcanion yw :

• sefydlu fframwaith i recriwtio, cefnogi a rheoli gwirfoddolwyr 

• rhoi arweiniad a chyfarwyddyd i staff a gwirfoddolwyr 

• cydnabod mai pwrpas gwaith gwirfoddol yw cyfrannu at waith Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ¾«¶«´«Ã½ ac nid cymryd lle staff cyflogedig a gwneud eu gwaith

   

4. Egwyddorion Ymarfer Da 
    

• Bydd polisi a dulliau gweithredu'n ymwneud â gwirfoddolwyr yn cael eu monitro a'u hadolygu'n rheolaidd 

• Bydd tasgau blaenoriaeth i wirfoddolwyr yn cael eu hadnabod yn rheolaidd 

• Bydd anghenion hyfforddiant gwirfoddolwyr yn cael eu hadnabod yn rheolaidd
  
   

5. Recriwtio a Dewis
   
    

• Mae Archifau a Chasgliadau Arbennig, Prifysgol ¾«¶«´«Ã½ yn anelu at recriwtio gwirfoddolwyr o bob rhan o’r gymuned 

• Cedwir at egwyddorion cyfle cyfartal wrth recriwtio gwirfoddolwyr 

• Bydd lleoliadau am gyfnod prawf o 28 diwrnod 

• Caiff gwirfoddolwyr eu recriwtio drwy hysbysebion printiedig, ar-lein a chyswllt anffurfiol â defnyddwyr presennol 

• Caiff holl ddarpar wirfoddolwyr eu cyfweld i drafod eu sgiliau, eu swyddogaethau a'u disgwyliadau 

   

6. Tasgau gwirfoddolwyr
    

Ein amcan yw darparu rhaglen amrywiol o weithgareddau i’n gwirfoddolwyr yn seiliedig ar eu gallu a’u sgiliau. Pan fo’n bosib, gwneir pob ymdrech i deilwra’r gwaith yn ôl diddordebau personol y gwirfoddolwr. Bydd tasgau y gellir eu gwneud gan ein gwirfoddolwry o bell [adref] hefyd yn cael eu cynnig gyda chyfarfodydd rheolaidd yn cael eu cynnal arlein neu yn y cnawd er mwyn monitro cynnydd. 

Mae’r tasgau a roddir i wirfoddolwyr yn disgyn o dan y catagorïau canlynol :

Cadwraeth a gofal am gasgliadau

• Glanhau a phecynnu dogfennau
• Ail-focsio a labelu casgliadau
• Creu ffolderi i ddeunydd arbennig

Rhestru eitemau (gan gynnwys defnyddio CALM)

• Gwaith rhestru syml o dan oruchwyliaeth archifydd cymwysedig proffesiynol.
• Teipio hen slipiau catalogio i daenlen Excel
• Mewnbwnio data i daenlen Excel o’r catalogau papur i’w uwchlwytho i’r gronfa ddata CALM gan staff

Marchnata a hyrwyddo

• Cynorthwyo yn ystod dyddiau agored, darlithoedd etc.
• Creu tects ar gyfer ein gwefan a’r cyfryngau cymdeithasol
• Creu deunydd i hyrwyddo e.e. posteri / pamffledi.

Ateb ymholiadau a gwaith ymchwil

• Ateb ymholiadau syml yn ymwneud â’r casgliadau
• Cynnal ymchwil ar gyfer arddangosfeydd y dyfodol neu ddeunydd marchnata.

Gweinyddol

• Llungopio a sganio dogfennau
• Casglu gwybodaeth ystadegol
  
   

7. Hyfforddi a Datblygu
   
    

• Rhaid i wirfoddolwyr fynychu hyfforddiant a fydd yn darparu braslun iddynt o’r adran – ein gwaith a’r math o gasgliadau rydym yn eu cadw ynghyd â materion iechyd a diogewlch e.e. cario eitemau trwm
• Bydd gwirfoddolwyr sy’n rhestru casgladau yn derbyn gwybodaeth am ein polisi catalogio a’n canllawiau catalogio.
• Bydd gwirfoddolwyr sy’n glanhau a chreu pecynnau yn derbyn hyfforddiant gan staff sydd wedi mynychu hyfforddiant NCS ar lanhau a chreu pecynnau. 

• Penodir aelod staff i oruchwylio'r gwirfoddolwr a rhoi gwaith iddo/iddi

• Bydd unrhyw waith a gynhyrchir yn eiddo i Archifau a Chasgliadau Arbennig, Prifysgol ¾«¶«´«Ã½.

   

8. Iechyd a Diogelwch  
    

Ni roddir gwirfoddolwyr mewn sefyllfaoedd a fydd yn peryglu eu hiechyd a'u diogelwch, neu iechyd a diogelwch eraill.  Rhaid i wirfoddolwyr gydymffurfio â gofynion Polisi Iechyd a Diogelwch y Brifysgol

9. Treuliau 
    

Nid yw’r Archifau a’r Casgliadau Arbennig yn gallu talu costau teithio i wirfoddolwyr (o'u cartref i'r lle gwaith), nac unrhyw dreuliau eraill. 

10. Yswiriant 
     

Tra byddant yn cyflawni eu dyletswyddau caiff gwirfoddolwyr eu hindemnio rhag hawliau trydydd parti dan Yswiriant Atebolrwydd Cyhoeddus y Brifysgol. 

11. Cyswllt
     

Gofynir i unrhyw un sydd gyda ddiddordeb mewn gwirfoddoli yn yr Archifau a’r Casgliadau Arbennig gwblhau Ffurflen Ymholiad Gwirfoddoli (sydd ar gael arlein ac fel dogfen bapur yn yr Archifau a Chasgliadau Arbennig),  a’i dychwelyd i’r adran yn bersonol neu ei hafnon ar ebost i archifau@bangor.ac.uk 

Unwaith y bydd wedi ei recriwtio, bydd disgwyl i wirfoddolwr arwyddo’r Cytundeb Gwirfoddoli cyn cychwyn gweithio.